档案调转难呼唤管理转型 变管理者为服务者
近日有调查显示，58.5%的受访者表示毕业办理户口、档案、组织关系时遇到麻烦。具体来说，53.5%的受访者指出档案关系办理流程烦琐不清、33.3%的受访者感到组织关系没有地方迁移、32.8%的受访者觉得处置时间过长，耽误事。
人事档案尤其是毕业生的人事档案、组织关系等，对毕业生而言不是小事。从现实来看，前些年，未就业的毕业生档案还可以在学校存放二三年，现在很多学校规定必须迁出去。高校对毕业生的档案管理分类非常细，不同分类有不同的处理方式。例如，师范专业毕业生的档案由毕业生所在地教育局保管，非师范专业毕业生的档案由当地人才中心代为保管。
而人才中心又分为当地人才中心和代理公司两种形式。笔者所在的省市还有一些特殊要求，如大连生源的未就业毕业生档案要存放在指定的某代理公司。也就是说，如果不花费一些时间和精力，询问熟悉内情的人士，一时还真的理不清档案管理的复杂程序。而且，当下一些人才服务中心工作人员少，态度不好，效率偏低，管理费用不公开透明，难怪档案管理给人留下一个乱糟糟的印象。更有甚者，有的学生由于经常调动工作，需要频繁调取档案，到最后都不知道档案身在何方。
细究档案管理乱象的原因，除了档案管理的基础工作标准化、规范化仍需改进之外，很大程度上是传统的档案管理方式与网络时代的社会现实不相适应或缺乏统一性导致的。也就是说，完全靠人力来处理的档案处理方式，越来越不匹配频繁的人口流动、工作调动等社会现实，由此带来档案流转过程中障碍重重。
笔者并不反对档案管理的公司化，如果付费能够换来方便快捷、周到顺畅的服务也不错，但现状显然与理想状态相去甚远。因此，亟待解决的是减少多部门管理却无部门负责的尴尬现状，同时提高档案信息管理人员的素质。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，甚至有的工作人员缺少最基本的现代办公能力。同时，纸质化管理浪费大量的人力、物力、财力，将档案管理电子化是值得探索的领域。相关部门倘若利用成熟的软件，建立统一的调出与调入标准，加以有效管理，势必会减少很多麻烦。
实际上，这些积极探索的行为背后，无不倒逼着档案管理制度的改革，归根结底是精简档案管理过程中的冗长、拖沓的程序，凸显服务意识。档案管理也不应仅仅局限在档案保存和管理上，还应突出为档案者的服务，变管理者为服务者，为个人发展做出有效的帮助，如帮助建立诚信档案、助人档案等。也唯有如此，才能最大限度地减少档案者的时间成本，让档案回归它本来的意义。
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9月将尽，今年工作的应届毕业生大多已经入职新单位，然而，很多人的户口、档案和组织关系等仍然还在处理中。由于是人才由“单位人”变成“社会人”的标志，档案关系等稍微忽视就会给以后留下许多麻烦，有人指出，档案处置过程的繁琐和所涉部门的草率，更加剧了困难。
近日，，58.5%的受访者表示毕业办理户口、档案、组织关系时遇到麻烦。具体来说，53.5%的受访者指出档案关系办理流程繁琐不清、33.3%的受访者感到组织关系没有地方迁移、32.8%的受访者觉得处置时间过长，耽误事。
唐山师范学院的王楠毕业后为了方便，将户档放在当地的人才服务中心，但是整个处理过程让她备感“糟心”。王楠说，每年办理档案的毕业生很多，但是人才服务中心的工作人员少，且业务不精，态度不好，而且效率又低。“我们自己也不清楚应该带什么手续、证件去办理，这些复杂的手续办起来相当耗时耗力。”
在毕业手续中，哪些是最难办、最麻烦的?
58.1%的受访者认为最难办的是人事档案，39.1%的受访者认为是户籍，36.7%的受访者就业三方协议。此外，还有“报到证”(29.8%)和“党、团等组织关系”(18.3%)等。
毕业于四川师范大学的刘思涵向记者抱怨，党组织关系的办理太折腾人。她毕业后想把党组织关系转回家里所在的社区，但学校开的函只到她所在的地级市。“还没有进一步说明，区、街道办、社区，我一级一级去开函转迁，从报到到党组织关系落到社区，整整用了三天时间”。
广州大学公共管理学院院长陈潭介绍，毕业以后档案的去向让每个学生都很头疼，学生们不知道哪里可以接受自己的档案，异地生源的档案在当地还不一定能放置。此外，在人才机构挂靠的户档，也会给学生带来很多压力。学生开证明会比较繁琐，以后职称晋升等问题也要靠挂靠机构办理，这些都会收取一定的费用。
2016年1月广东省将首先取消了档案挂靠费，这肯定利于提高大家办理相关手续的积极性。“但另一方面，挂靠机构没有这些收入，学生在办理相关手续的时候可能会遇到更多障碍”。陈潭说。
调查显示，毕业时，74.6%的受访者担心档案处置不当对以后会造成影响，26.1%的受访者表示非常担心。48.7%的受访者表示因毕业时未能处理好户口、档案、组织关系，而留有遗憾。
对于造成遗憾的原因，47.2%的受访者认为是相关工作人员不耐烦而造成疏漏，46.6%的受访者认为是缘于对信息了解不全面，38.8%的受访者表示对地方政策法规不熟悉，而31.2%的受访者认为学校办理程序复杂繁琐。
其他原因包括没意识到档案重要(26.2%)、迁转手续办理繁复(24.7%)、找工作忙无暇顾及户档(22.3%)、用人单位不重视或不用档案(22.3%)、不懂什么是干部身份(15.4%)和工作后将档案遗忘了(11.7%)。
华南农业大学就业创业指导中心副主任科员陈永晴介绍，学籍档案对于每个学生来说都非常重要，希望大学生们给予足够的重视，毕业后打电话询问一下档案到了哪里，有问题及时处理。“现在很多毕业派遣手续都比较优化了，比如报到证、户口迁移证、党组织介绍信等，学校会统一发到学生手里，学生只要在规定时间内去办理报到手续就可以了，但是有些学生往往超过办理期限才想起来，又得来回跑，还有的事隔几年，等用到了才回来补办，大学、高中又要重走一遍。”
对于加强人事档案建设，67.3%的受访者建议简化办理手续，53.9%的受访者提出强化档案的服务意识，49.2%的受访者认为应该提高档案信息的动态更新。也有受访者指出，提高人事档案管理人员素质(46.9%)、提出要改进和完善档案的功能(42.1%)、加强与人才服务机构之间的沟通(32.2%)、在高校开展有效的档案宣传和相关知识普及(26.2%)等办法也非常必要。
周永晴介绍，针对大学生就业派遣等问题，华南农业大学每年都会制作《就业手册》，人手一本，对毕业生在就业派遣过程可能会有的疑问都有详细的解答。同时，学校还会组织《就业政策与派遣流程》的专门讲座，详细解析国家的就业政策及派遣的各项流程。但最关键的还是学生自己要重视，该关注关注、该按流程办事就要按流程办事。
陈潭认为，纸质化管理浪费大量的人力、物力、财力，建议将档案管理电子化。这样查阅档案、调阅信息都会比较方便。他同时指出，档案管理的人为性很强，档案材料失真、注水情况很难查实，组织意见实际上也是个人的意见。人事档案制度还影响了人才的流动，有人为转档案关系花费几十万元。既然国家充分促进社会流动，“档案更要回归它本来的意义，定位为个人的信息记录以及信用的凭证，而不是看得太重，反而成为一种管理工具”。
参与调查的受访者中，一线城市所占比例为40.7%，二线城市比例为34.3%，三线城市比例为18.8%，四线及以下城市比例为6.1%;从受访者的学历来看，博士及以上的比例为1.8%，研究生学历为11.0%，本科学历为64.0%，专科学历为23.2%。